EFFECTIEF BUDGETTEREN: HOE STEL JE EEN REALISTISCH BEDRIJFSBUDGET OP?

Maandthema oktober: FINANCIËN Deel 2/6

Het opstellen van een realistisch bedrijfsbudget is een cruciale vaardigheid voor elk bedrijf omdat het helpt bij het plannen, beheren van uitgaven, en het waarborgen van financiële stabiliteit.

Om je op weg te helpen, deel ik mijn aanpak

1. Historiek

Het bedrijfsverleden kan je veel leren over de patronen in je inkomsten en uitgaven. Duik eerst in de financiële historiek van je bedrijf.
Wat zie je terugkomen?
Wat was eenmalig?
De schommelingen en trends uit vorige jaren zijn een indicatie voor de toekomst. Ga ermee aan de slag.

Kijk daarnaast naar je cashflow: hoeveel geld komt er binnen, hoeveel gaat er buiten en wanneer gebeurt dit?

2. Bedrijfsdoelen

Laat je budget aansluiten bij je bedrijfsdoel. Hoe specifieker je bedrijfsdoel, hoe beter je zal kunnen berekenen wat de financiële verwachtingen zijn.
Wil je groeien?
Wil je investeren?
Wil je kosten verlagen of winst verhogen?
Ga je nieuwe producten of diensten lanceren?
Wil je uitbreiden naar nieuwe markten

Stuk voor stuk elementen die bepalen hoe jij je budget het beste inzet. Hou er dus zeker rekening mee.

3. Prognose van uitgaven

De kosten in je bedrijf kan je onderverdelen in vaste en variabele kosten. De vaste kosten zijn de terugkerende kosten die min of meer hetzelfde blijven maand na maand, zoals elektriciteit of personeelskosten.

De variabele kosten zijn in functie van je activiteit. Bijvoorbeeld handelsgoederen of grondstoffen. Meer verkoop staat meestal gelijk aan meer aankoop.

Tracht je vaste kosten zo laag mogelijk te houden. Onderwerp ze regelmatig aan een controle. Stel jezelf de vraag of die bepaalde kost een must is en/of er alternatieven zijn.

4. Prognose van toekomstige uitgaven

Niet makkelijk, maar zeker ook niet onoverkomelijk. Welke mogelijke kost zou je in de toekomst kunnen hebben die er vandaag nog niet is. Dit gaat vaak over investeringen.

Loopt je pc op z’n einde? Sputtert je wagen af en toe tegen?
Moet je investeren in nieuwe technologie?
Of is je kantoor aan opfrissing toe?
Breidt je team uit?

Deze kosten kan je allemaal incalculeren. Maar dat lukt niet voor alles.
Voorzie daarom reserve in je budget. Ik benoem het ook wel eens als de toegelaten ‘foutenmarge’ voor onverwachte uitgaven.

5. Prognose van inkomsten

Nadat al je kosten in kaart gebracht zijn, kan je aan de slag met de prognose van je inkomsten. Dat is de omzetprognose en die staat gelijk aan de optelsom van je kostenprognose + een realistische winstmarge.
Dit geeft een financieel beeld van je inkomsten.
Hoe je deze zal vergaren is afhankelijk van jouw eigen inspanningen, maar ook van externe factoren, zoals de economie.
Wees realistisch bij het inschatten van inkomsten. Een hoge winstmarge is fijn, maar misschien niet haalbaar in jouw sector. Lager inzetten en hoger scoren maakt van jou een blijere mens dan omgekeerd.

6. Stel maandelijkse omzetdoelen

Niet elke maand is hetzelfde en daardoor zal je niet elke maand dezelfde inkomsten kunnen verwerven.
Zo zijn niet alle maanden even lang, hebben ze niet hetzelfde aantal werkdagen, of feestdagen, of vallen ze in een verschillend seizoen. Al deze elementen zijn bepalend om een maandomzet te helpen inschatten.
Sluit je in de zomer een hele maand, dan zal dit impact hebben op je inkomsten. De ‘goede’ maanden zullen de inkomsten van de mindere maanden moeten compenseren.

Ook hier kan je veel leren uit vorige jaren. Wat zijn de betere maanden en hoeveel beter zijn die dan de gemiddelde maand?

7. Cashflowprognose en financiële buffer

Als je vandaag facturen uitschrijft, betekent dit niet dat je morgen het geld op je bankrekening hebt staan. Cashflow is de achillespees van veel bedrijven; ook al ben je op papier winstgevend.
Zorg voor een financiële buffer waarmee je moeilijke momenten kan overbruggen. Denk op lange termijn.
Geef vandaag niet uit wat niet nodig is.

Een cashflowprognose is een jaaroverzicht waarbij je de kost in de maand plaatst waarin je een uitgave effectief doet. Dus niet in de maand dat de factuur ontvangt, maar de maand van de vervaldatum. Dit doe je ook voor je inkomsten. Zo weet je wanneer er geld binnenkomt en wanneer je uitgaven doet.
Dat jouw klanten op 15, 30, of 60 dagen betalen zal heel veel impact hebben op jouw cashflow. Wees daar niet blind voor.

8. Monitor je bewegingen

Je prognoses zijn een leidraad en houvast, maar staan niet op zich. Je weet pas echt of je goed bezig bent als je de realiteit aftoetst ten opzichte van je prognoses.
Zijn de effectieve kosten hoger dan je prognose, onderzoek dan waardoor dit komt?
Blijven de inkomsten wat uit, wat zou hier de reden voor zijn?
Welke strategie kan je inzetten om wat nieuwe wind in je zeilen te krijgen?
Meten is weten en vanuit het weten kan je acties bedenken.

9. Betrek je team

De budgetten in je bedrijf belangen iedereen aan. Het wordt vaak stilgehouden, maar het is belangrijk dat iedereen zich bewust is van financiële doelstellingen die je voor ogen hebt.
Een gedeelde verantwoordelijkheid moedigt medewerkers aan om bewuster met de middelen om te gaan. Wees er zo transparant mogelijk in en doe dit met de regelmaat. Waar staat het bedrijf vandaag, waar wil je naartoe en hoe evolueert het?

Je hoeft niet in absolute cijfers te communiceren als je je daar niet comfortabel bij voelt. Het kan ook in percentages. Als je maanddoel 100% vertegenwoordigt, hoeveel erboven of eronder ben je dan geëindigd? Wat heeft ertoe bijgedragen om het te behalen? Wat lag er in de weg waardoor het niet gehaald werd?

Conclusie

Een realistisch en goed onderbouwd budget helpt jou om je bedrijf efficiënter te runnen. Het geeft je inzicht in je cijfers en zorgt voor financiële stabiliteit.

Het najaar is het ideale moment om vooruit te kijken naar een volgend boekjaar. Maak er nu werk van.

Zin in een financieel dashboard?

Heb je daar hulp bij nodig? Bel Tilly.