WANNEER ADMINISTRATIE EEN BERG IS

Dan moet jij ervoor zorgen dat je beslagen aan je klim begint.

Bedrijfsadministratie kan makkelijk aanvoelen als een berg waar je niet over geraakt en misschien ligt dat niet aan de berg. Waarmee ik zeker ook niet gezegd wil hebben dat het aan jou ligt.

Ik leg het je graag even uit. De administratie is de olie van jouw bedrijf, of je dat nu wil of niet. Zonder olie, geen gesmeerd geheel, ook niet in je bedrijf.  Maar ik weet tegelijk als geen ander dat weinig ondernemers warm lopen voor hun administratie. Misschien loont het om eens te bekijken hoe dit komt.

Jouw ideale backoffice bestaat uit drie delen: een structuur, systemen en methodieken. Of met andere woorden je houvast, je werkmiddelen en je aanpak. Zijn deze op elkaar afgestemd, dan loopt alles op wieltjes. Is dat niet, dan loop je voortdurend tegen obstakels aan of tegen haperingen in de vooruitgang. En het zijn net die zaken die jou de zin ontnemen om aan je bureau te blijven zitten.

Hoog tijd om één en ander aan te pakken.

Een administratieve structuur

Het ontbreken van een goede administratieve structuur is bijna schering en inslag bij kleine ondernemingen. Dat is op zich niet zo goed, maar het geeft jou tegelijk de geruststelling dat jij daar geen uitzondering in bent.
Pfff, we kunnen weer ademen, toch?

Of het om je digitale bestanden gaat, de mappen in je kast, de uitpuilende mailbox of de stapels papier op je bureau, het is voor heel wat ondernemers een moeilijke taak om er een structuur in te krijgen die tot het einde der dagen werkt.
Gemakkelijkheidshalve laat je de boel de boel en pak je de dingen pas aan als ze zich voordoen. (waar hebben we dit nog gehoord?)

De realiteit van wat chaos in je administratie is eerder dat het lang duurt eer je iets terugvindt; dat niets een duidelijke plek heeft; dat het niet zo fijn vertoeven is in je kantoor; dat je liefst zo snel mogelijk de deur achter je dicht trekt.
Je bent ontmoedigd door de berg die voor je ligt waar je geen begin of einde aan ziet.

Systemen

Een tijdje geleden had ik een collega-ondernemer op de sofa en het gesprek evolueerde al snel in de richting van haar bedrijfsadministratie. Met daarbij het gebruikelijke onbegrip dat ik zoveel energie krijg van een vlotte administratie en een opgeruimd bureau.

"Alleen al het maken van die facturen", zei ze, "dat steekt zo tegen dat ik het steeds opnieuw uitstel."
Alsof ik er voelsprieten voor heb, kon ik binnen de paar tellen de vinger op de wonde leggen, want ja, factureren gebeurt in een tekstverwerker.

Af en toe laat ik wel eens vallen dat ik er mijn levenswerk van maak om elke ondernemer af te helpen van het factureren in Word of Excel. En de reactie ken ik ook al meer dan uit het hoofd: "ja, maar ik heb niet zoveel facturen op een jaar".

De vraag is dus niet of je een facturatiesoftware zou moeten hebben, maar dewelke! Dat vraagt om een oefening waarbij je in eerste instantie oplijst wat de software allemaal moet hebben of kunnen. Pas als jouw lijstje volledig is, ga je op zoek naar iets dat hierbij aansluit.

Want wat je ook kiest, zorg ervoor dat het je tijd en geld bespaart. Kies voor software die voor jou werkt en niet omgekeerd.

Methodieken

Het laatste aspect gaat over je werkmethodes. 

Iedereen heeft zijn/haar gebruiken en gewoontes om bepaalde taken gedaan te krijgen. Dat zal voor jou niet anders zijn.
Maar heb je er al eens bij stil gestaan of jouw werkmethode de meest efficiënte is. Of jouw aanpak makkelijk te kopiëren is door je medewerkers of collega's. En hoe wordt dit dan gecommuniceerd? Is alles netjes uitgeschreven en uitgewerkt of begin je telkens van voor af aan met je uitleg?

Samenwerken wordt een stuk makkelijker als heel het team zich kan scharen achter de werkprocedure; als iedereen zijn steentje heeft kunnen bijdragen en je een goed draagvlak hebt bekomen.
En je maakt het helemaal af als iedereen kan terugvallen op een naslagwerk van de afgesproken werkmethode.

Samengevat

Als je weet wat je moet doen, hoe je het moet doen en je beschikt over hulpmiddelen waarmee je het kan doen, dan geef je je interne werking alle kans op slagen. 

Wil je zelf ontdekken of jouw bedrijf rond draait of eerder wat vierkant, volg dan zeker het eerstvolgende webinar. Inschrijven kan hier.